När inköp blir strategi – och varför komplexa beslut som pension och energi aldrig bör fattas i stuprör
Michael Hansén, global inköpschef SEB. Foto: Palmgren & Bergdahl Management
Det är en av de där första vårmorgnarna när det faktiskt går att sitta ute. Kaffe, fralla och en stunds gemensam reflektion innan dagen tar fart. Vårt samtal går snabbt från vardag till något större: hur organisationer egentligen fattar sina viktigaste beslut.
Michael Hansén, global inköpschef på SEB, har tillbringat stora delar av sin karriär mitt i just den typen av beslut. Från upphandlingar i Tanzania och Ryssland till att bygga globala inköpsorganisationer i Asien, och idag med ansvar för att forma inköpsfunktionen i en av Nordens största banker. Resan började inte där – snarare via juridikstudier i Uppsala, internationella utbyten och ett första steg in i upphandling via telecom. Det som började på ett ”bananskal” har med tiden blivit ett hantverk, och därefter ett ledarskap.
Perspektivet är brett. Och slutsatsen är tydlig: Frågan om inköpets roll handlar i grunden inte om själva inköpet, utan om beslutskvalitet.
Från avtal till affär – där skiftet faktiskt sker
I många organisationer lever bilden kvar av inköp som en operativ funktion – någon som kopplas in när ett behov redan är definierat för att "fixa avtalet". Men enligt Michael sker det verkliga skiftet först när inköp förstår affären och tillåts bidra till värdeskapandet.
När inköp involveras tidigt förändras hela spelplanen. Frågor ställs som annars inte hade väckts: Vilka alternativ finns faktiskt? Hur fungerar prismodellerna på sikt? Vad är egentligen jämförbart? Det är först då det blir tydligt hur ofta ett självklart val vilar på antaganden snarare än fakta.
Framförhållning är en av inköpets viktigaste styrkor – undvik att skapa inlåsningar som blir svåra att ta er ur när omvärlden förändras.
Vad går man miste om i stuprören?
När stora, komplexa upphandlingar av exempelvis pension och energi drivs i isolerade stuprör handlar det inte bara om att "processen blir sämre". Det handlar om konkreta värden som går förlorade:
Man missar alternativ – eftersom marknaden inte testas fullt ut.
Man missar struktur – eftersom jämförelserna inte görs konsekvent (äpplen mot päron).
Man missar framförhållning – kring indexering, inflation och avtalslogik som biter tillbaka om bara ett par år.
Michael återkommer till just denna framförhållning som en av inköpets viktigaste styrkor – att inte bara optimera här och nu, utan att förstå hur beslutet lever över tid, och hur man undviker att skapa inlåsningar som blir svåra att ta sig ur när omvärlden förändras.
Pensionsupphandling: Där "störst" inte alltid är bäst
När vi pratar om pension blir ett mönster särskilt tydligt. Många stora organisationer utgår från att de redan har de bästa villkoren bara för att de är just stora.
– Det är en bekväm utgångspunkt, men inte alltid korrekt, menar Michael. När upphandlingar genomförs strukturerat visar det sig ofta att både pris och upplägg kan förbättras avsevärt. Ibland marginellt – men inte sällan mer än man tror.
Poängen är att utan en strukturerad konkurrensutsättning vet man helt enkelt inte. Och i beslut som sträcker sig över decennier är det en risk i sig, inte minst eftersom både regelverk, produkter och marknadsförutsättningar i pensionsbranschen utvecklas kontinuerligt.
I mogna, strategiska inköp börjar man aldrig med priset. Kvalitet, resiliens och flexibilitet definieras först.
Kostnaden är den sista komponenten
I mogna, strategiska inköp börjar man aldrig med priset. Man börjar med att säkerställa att lösningen möter verksamhetens behov över tid. Kvalitet, resiliens och flexibilitet definieras först.
– Att optimera för pris utan att förstå strukturen är en genväg som ofta blir dyr i slutändan, konstaterar Michael. Särskilt i en värld präglad av geopolitisk oro och leveransrisker, där förmågan att kunna justera riktning eller arbeta med flera leverantörer kan vara mer värd än en initial rabatt, och där avtalsstrukturer behöver utformas så att de faktiskt möjliggör den flexibiliteten över tid – inte låser fast den.
Palmgren & Bergdahls kommentar:
Det är bland annat här de uppmärksammade riskerna inom tjänstepension ofta döljer sig. Ett avtal som ser bra ut på ytan kan innehålla svårförutspådda avgifter och strukturella hinder – som kursiva skrivningar i pensionspolicyer – som i praktiken fråntar individen den lagstadgade rätten att flytta sina fribrev. Utan inköpets granskning av avtalslogiken riskerar medarbetaren att få högre avgifter än förväntat och samtidigt förlora en rättighet som arbetsgivaren aldrig avsett att begränsa.
Ledarskap: Modet att bredda besluten
Digitaliseringen ställer nya krav på både kompetens och organisering. Michael lyfter behovet av ett ”Center of Excellence” – där man i stället för den klassiska inköparen samlar dataanalytiker och domänexperter som kan blicka framåt och arbeta tvärfunktionellt.
För en CFO blir en modern inköpsorganisation ett reellt verktyg för att uppnå finansiella mål bortom rena kostnadssänkningar. Genom att optimera working capital och skapa transparens i prognoser underlättas den finansiella planeringen. Inköp påverkar i högsta grad bolagets resultat.
I slutändan landar allt i ledarskap. Vad händer i en organisation när man vågar säga:
"Vi har inte hela bilden – vi behöver fler perspektiv"?
I mogna organisationer är det en självklarhet. I andra ses det som en "bottleneck". Men alternativet är sämre: beslut som går snabbt, men som inte håller över tid.
Michaels tre råd för ökad inköpskraft:
Involvera inköp tidigt – innan riktningen är låst. Det möjliggör för funktionen att bidra med marknadsinsikt, objektivitet och struktur redan från start.
Ha en öppen dialog om målbilden – så att alla berörda funktioner (t ex HR, finans, inköp) drar åt samma håll.
Skapa en digital roadmap och investera i teknik – genom att automatisera rutinuppgifter frigörs tid för inköpare att fokusera på strategiskt värdeskapande.
Och ett sista medskick:
I komplexa områden som pension – våga ta in oberoende sakkunskap när verksamheten själv inte besitter kompetensen.
Kombinationen av specialistkompetens och en strukturerad inköpsprocess skapar förutsättningar för det som de flesta organisationer strävar efter: beslut som är välgrundade här och nu, anpassningsbara för det vi ännu inte vet – och som därmed står sig bättre över tid för både företag och medarbetare.
“Inför vår upphandling av tjänstepension letade vi efter en partner som kunde erbjuda oss en oberoende utbildning, så att vi med bättre kunskap skulle kunna ställa rätt krav på leverantörerna. Vårt mål var att ge våra medarbetare det bästa försäkringsalternativet. Tack vare Helena Palmgrens expertis och trygga vägledning fick vi inte bara den kunskap och hjälp vi behövde för att genomföra denna upphandling, hon överträffade även våra förväntningar. Vi har idag en djupare förståelse för ämnet och en lösning som gynnar våra medarbetare. Helena gjorde dessutom pension och försäkring till något riktigt kul!
”
Victoria Skoglund, Partner Advokatfirman Lindahl
